Externe Zahnarztabrechnung
Ihre Abrechnung in Profihänden.Was externe Zahnarztabrechnung ist und worauf Ihre Praxis achten sollte
Seit vielen Jahren geben Zahnarztpraxen in Deutschland ihre Abrechnung an spezialisierte Dienstleister ab. Statt eine eigene Abrechnungskraft einzustellen, arbeiten Profis per Fernzugriff direkt im Praxisverwaltungssystem, ohne Lohnnebenkosten für die Praxis.
- Seit Jahren etabliert
- Professionell nach BEMA, GOZ und GOÄ
- Unabhängig von Ausfällen im Praxisteam
- Keine Lohnnebenkosten
Warum extern?
Sechs Gründe, warum Praxen ihre Abrechnung heute auslagern
- 01
Seit Jahren etabliert
Für viele Zahnarztpraxen in Deutschland ist externe Abrechnung seit Jahren Alltag. Gearbeitet wird per Fernzugriff direkt im Praxisverwaltungssystem.
- 02
Professionell
Spezialisierte Abrechnungsfachkräfte rechnen täglich nach BEMA, GOZ und GOÄ ab und verfolgen Änderungen der Regelwerke.
- 03
Unabhängig vom Praxisteam
Die Abrechnung hängt nicht an einer einzelnen Angestellten der Praxis. Urlaub, Krankheit oder eine Kündigung im Praxisteam betreffen sie nicht. Wie der Dienstleister selbst Vertretungen regelt, hängt vom Anbieter und vom Vertrag ab.
- 04
Keine Lohnnebenkosten
Die Praxis bezahlt die vereinbarte Dienstleistung. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Lohnfortzahlung und bezahlter Urlaub fallen nicht an.
- 05
Keine Personalsuche
Abrechnungsfachkräfte sind schwer zu finden. Suche, Einarbeitung und Fortbildung sind Sache des Dienstleisters, nicht der Praxis.
- 06
Flexibel im Umfang
Vom Quartalsabschluss bis zur kompletten Abrechnung: Der Umfang richtet sich je nach Vertrag nach dem Bedarf der Praxis.
Eigene Abrechnungskraft oder externer Service?
- Kosten
- Eigene Kraft: Gehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Extern: Vereinbartes Honorar, keine Lohnnebenkosten
- Urlaub und Krankheit
- Eigene Kraft: Abrechnung wartet oder wird im Team verteilt
- Extern: Vertretung regelt der Dienstleister, je nach Vertrag
- Fachwissen
- Eigene Kraft: Fortbildung organisiert und bezahlt die Praxis
- Extern: Abrechnung ist das Kerngeschäft des Dienstleisters
- Personalsuche
- Eigene Kraft: Stelle ausschreiben, auswählen, einarbeiten
- Extern: Entfällt
- Arbeitsplatz
- Eigene Kraft: Eigener Arbeitsplatz mit Rechner in der Praxis
- Extern: Per Fernzugriff, ohne zusätzlichen Arbeitsplatz
Die Vorteile gelten für externe Zahnarztabrechnung allgemein, nicht für einen bestimmten Anbieter. Diese Seite betreibt die Dentapal GmbH, selbst Anbieter externer Zahnarztabrechnung.
Checkliste anfordernSo läuft externe Zahnarztabrechnung ab
- 01
Kennenlernen und Vertrag
Die Praxis schildert Umfang und Praxissoftware, der Dienstleister macht ein schriftliches Angebot. Der Vertrag regelt Leistungsumfang, Laufzeit, Erreichbarkeit und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- 02
Fernzugang einrichten
Der Dienstleister erhält einen abgesicherten Fernzugang zum Praxisverwaltungssystem. Die Daten bleiben in der Praxis, es gibt keinen Export und keinen Systemwechsel.
- 03
Laufende Abrechnung
Abrechnungsfachkräfte prüfen die dokumentierten Leistungen, erstellen Heil- und Kostenpläne, bereiten die Monats- und Quartalsabrechnung mit der KZV vor und erstellen Privatliquidationen nach GOZ und GOÄ.
- 04
Rückfragen und Abstimmung
Unklare Dokumentation wird mit dem Praxisteam geklärt, je nach Dienstleister per Telefon, E-Mail, Chat oder Kundenportal. Die Praxis behält die Kontrolle und gibt die Abrechnung frei.
Was kostet externe Zahnarztabrechnung? Die Abrechnungsmodelle
Die Kosten hängen vom Umfang der Abrechnung und vom Abrechnungsmodell ab. Üblich sind vier Modelle; manche Dienstleister bieten mehrere an. Anders als bei einer eigenen Abrechnungskraft zahlt die Praxis dabei nur die vereinbarte Dienstleistung, ohne Lohnnebenkosten. Konkrete Preise gehören in ein schriftliches Angebot.
- Pauschale
- Fester Betrag je Monat für einen vereinbarten Leistungsumfang.
- Fragen Sie: Was ist in der Pauschale enthalten, und was kostet extra?
- % vom Umsatz
- Ein Anteil am Honorar, das der Dienstleister für die Praxis abrechnet.
- Fragen Sie: Vom abgerechneten oder vom eingegangenen Honorar, und für welche Leistungen?
- Nach Zeitaufwand
- Berechnet wird die tatsächlich für die Praxis geleistete Arbeitszeit.
- Fragen Sie: Wie wird die Zeit erfasst und nachgewiesen, gibt es eine Mindestabnahme?
- Hybrid
- Eine Kombination, etwa Grundpauschale plus Anteil oder Zeit.
- Fragen Sie: Welche Bestandteile sind fest, welche variabel?
In der Checkliste können Sie angeben, welches Modell Sie bevorzugen; die passenden Fragen stehen dann drin.
Abrechnungsstelle, Abrechnungsservice, externe ZMV: Was ist gemeint?
Für externe Zahnarztabrechnung sind viele Namen im Umlauf: Abrechnungsservice, Abrechnungsdienstleister, Abrechnungsstelle, Abrechnungsgesellschaft, Abrechnungsbüro oder externe ZMV. Gemeint ist ein Unternehmen, das für Zahnarztpraxen die Abrechnung nach BEMA, GOZ und GOÄ ganz oder in Teilen übernimmt: Leistungen prüfen, Heil- und Kostenpläne erstellen, Monats- und Quartalsabrechnung mit der KZV, Privatliquidation. Gearbeitet wird meist per Fernzugriff im Praxisverwaltungssystem der Praxis.
Etwas anderes sind Verrechnungsstellen. Sie kaufen der Praxis ihre Honorarforderungen gegenüber Privatpatienten ab (Forderungsankauf, Factoring), zahlen das Honorar aus und übernehmen Rechnungsversand und Mahnwesen. Das ist eine Finanzdienstleistung für einen anderen Bedarf. Die Begriffe werden nicht einheitlich verwendet: Manche Unternehmen, die sich Abrechnungsstelle oder Abrechnungsgesellschaft nennen, sind Verrechnungsstellen. Fragen Sie deshalb nach der Leistung, nicht nach dem Namen.
Mehr dazu: Zahnarztabrechnung auslagern (wann es sich lohnt und was dazugehört) und BEMA, GOZ und GOÄ einfach erklärt.
Ihre Checkliste für die Anbieterauswahl
Beantworten Sie 9 kurze Fragen zu Ihrer Praxis, etwa zu Fachrichtung, Praxissoftware und Leistungsumfang. Daraus erstellen wir Ihre persönliche Checkliste: links Ihre Anforderungen, rechts, was die Dentapal GmbH dazu öffentlich sagt, dazu die Möglichkeit, einen Termin zu vereinbaren. Sie kommt als PDF per E-Mail.
- kurze Fragen
- 9
- per E-Mail
- keine Anmeldung
- 0 €
Häufige Fragen
Für welche Praxen lohnt sich externe Abrechnung?
Für Praxen, die keine eigene Abrechnungskraft finden oder halten können, die Abrechnung nicht an eine einzelne Person hängen wollen oder deren Behandler sich auf die Behandlung konzentrieren möchten. Ob es sich rechnet, zeigt ein Vergleich der eigenen Kosten mit einem schriftlichen Angebot.
Bleiben die Patientendaten in der Praxis?
Bei Arbeit per Fernzugriff ja: Die Fachkräfte arbeiten im Praxisverwaltungssystem, nichts wird exportiert. Nötig ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; fragen Sie außerdem, wo verarbeitet wird und wie der Zugang abgesichert ist.
Rechnen Dienstleister auch Kieferorthopädie, MKG-Chirurgie oder Implantologie ab?
Das hängt vom Dienstleister ab. Nicht jeder deckt jede Fachrichtung ab, deshalb gehört die Frage danach ganz an den Anfang. In der Checkliste geben Sie Ihre Fachrichtungen an und bekommen die passenden Fragen.
Wie finde ich den passenden Dienstleister?
Fragen Sie zwei oder drei Anbieter mit denselben Fragen an und vergleichen Sie die schriftlichen Antworten. Die Checkliste fasst die wichtigsten Fragen für Ihre Praxis zusammen, von Praxissoftware und Fernzugang über Vertrag und Datenschutz bis zu Erreichbarkeit und Abrechnungsmodell.
Betreiberhinweis
Diese Seite betreibt die Dentapal GmbH, Pappelallee 78/79, 10437 Berlin – selbst Anbieter externer Zahnarztabrechnung. Die Texte beschreiben externe Abrechnung allgemein, die Checkliste gilt für jeden Dienstleister gleich. Mehr unter Über uns.